Assalammualaikum semua setiausaha PBS yang menjenguk blog
ini.
Salam sejahtera.
Hari ini saya terpanggil berkongsi berkenaan Mesyuarat PBS,
agenda dan minit mesyuarat.
Mesyuarat PBS perlu diadakan sekurang-kurangnya 4 kali
setahun. Setiap kali mesyuarat ini diadakan agenda tertentu telah ditetapkan
berdasarkan buku Panduan Pengurusan PBS 2012. Buku panduan PBS ini masih
relevan digunakan, kerana BPK tidak mengeluarkan buku panduan terbaru berkenaan
tajuk tersebut. Seingat saya buku panduan yang terbaru hanyalah buku panduan
penjaminan kualiti 2014, dan buku panduan Pentaksiran Bilik Darjah 2018.
Ada empat perkara yang berubah dalam buku Panduan Pengurusan
2012 ini, seiring dengan penambahbaikan PBS, iaitu:
1. Istilah
Pentaksiran Sekolah- Pentaksiran Sekolah tidak lagi digunakan. Ia ditukarkan
kepada pentaksiran bilik darjah. (PBD)
2. Sistem
SPPBS telah dimansuhkan. Ini kerana sistem online tersebut tidak dapat
menampung ribuan data yang dimuatnaik oleh para guru. Malah guru tidak dapat
akses laman web tersebut pada waktu puncak.
3. Sistem
SPPBS telah digantikan dengan sistem offline yang dinamakan template pelaporan
dalam bentuk Microsoft Excel yang dikeluarkan oleh BPK.
4. Penjaminan
Kualiti bahagian latihan/penataran telah dikeluarkan daripada penjaminan
kualiti pada tahun 2014. Kini, penjaminan kualiti terdiri daripada Pengesanan,
Pementoran, Penyelarasan dan Pemantauan.
Sebelum kita melihat lebih jauh berkenaan mesyuarat dan
agenda, di bawah adalah contoh jawatankuasa induk PBS di sekolah berdasarkan
buku panduan tersebut.
Senarai Jawatankuasa Induk PBS
i.
Sekolah Rendah
ii.
Pengerusi
: Guru Besar
iii.
Naib Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran (PBD
dan PP)
iv.
Penolong Kanan HEM (PPsi / Pembudayaan PBS)
v.
Penolong
Kanan Ko-Kurikulum (PAJSK)
vi.
Penyelia Petang (jika berkenaan) Penolong Kanan
Pendidikan Khas (jika berkenaan)
vii.
Setiausaha : Setiausaha Peperiksaan/ Setiausaha
PBS
viii.
Ahli :
Ketua Panitia yang dilantik
(Penyelarasan)
Ketua Panitia yang dilantik
(Pementoran)
Ketua Panitia yang dilantik
(Pemantauan)
Ketua Panitia yang dilantik
(Pengesanan)
Ketua Panitia yang dilantik (PS dan PP)
Guru Cemerlang
Guru Disiplin
Guru Bimbingan dan Kaunseling (PPsi)
Guru Penolong yang dilantik (PAJSK)
Jurulatih
Utama (Setiap mata pelajaran)
Saya telah berkongsi cadangan carta organisasi PBS dalam
post saya sebelum ini. Klik link untuk baca.
Berikut adalah senarai tugas dan agenda mesyuarat PBS
berdasarkan buku panduan Pengurusan PBS 2012.
b. Senarai Tugas
i. Memastikan
pengoperasian PBS di sekolah mengikut garis panduan yang ditetapkan.
ii. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya empat kali
setahun.
Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:
• Agenda
Mesyuarat Pertama (Awal Tahun):
- Menjelaskan konsep, dasar pelaksanaan dan komponen PBS.
- Menyediakan agihan tugas jawatankuasa dan carta organisasi
JK PBS.
- Melantik Pentaksir
Sekolah.
- Menetapkan sistem
fail PBS.
- Mengedarkan surat pekeliling / surat siaran pelaksanaan
PBS.
- Memaklumkan peraturan-peraturan am pelaksanaan PBS.
- Menetapkan Jadual Kerja Pelaksanaan (Carta Gantt) PBD / PP
/ PAJSK / PPsi
Program Pembudayaan PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan
dan Jaringan)
Penjaminan kualiti- Penyelarasan Pementoran Pemantauan Pengesanan
Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan (PBD)
- Pengurusan
pelaksanaan PBS bagi kes-kes khas.
- Hal-hal lain.
• Agenda Mesyuarat Kedua (Suku Tahun Pertama):
- Pengesahan Minit Mesyuarat Pertama.
- Isu-Isu Pelaksanaan dan kes-kes khas PBS.
- Laporan
Jawatankuasa PBS: PBD / PP / PAJSK / PPsi
Program Pembudayaan PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan
dan Jaringan)
Penjaminan Kualiti Pengesanan, Penyelarasan Pementoran
Pemantauan
Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan offline
(PBD)
- Hal-hal lain.
• Agenda
Mesyuarat Ketiga (Suku Tahun Kedua):
- Pengesahan Minit Mesyuarat Kedua.
- Isu-Isu Pelaksanaan dan Kes-kes Khas PBS.
- Laporan
Jawatankuasa PBS: PS / PP / PAJSK / PPsi
Program Pembudayaan
PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan dan Jaringan)
Penjaminan Kualiti
Pengesanan, Penyelarasan Pementoran Pemantauan
Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan offline
(PBD)
• Agenda
Mesyuarat Keempat (Post Mortem)
- Pengesahan Minit
Mesyuarat Ketiga.
- Post Mortem
Pelaksanaan PBS
- Tindakan Susulan
dan Penambahbaikan Pelaksanaan PBS.
- Perancangan Pelaksanaan PBS Tahun Hadapan.
- Hal-hal lain.
iii. Semua keputusan
mesyuarat hendaklah diminitkan dan menjadi dasar atau punca kuasa kepada pengoperasian / pelaksanaan PBS di
sekolah.
iv. Pentadbir sekolah bertanggungjawab mengeluarkan surat
pelantikan pentaksir sekolah.*
*Pada tahun 2012 semasa buku panduan ini dikeluarkan, guru
yang mengajar tahun 1 dan 2 sahaja terlibat. (PBS bermula pada 2011) Justeru,
guru ini perlu menerima surat lantikan sebagai pentaksir sekolah. Setelah PBS bertapak selama 8 tahun, semua guru adalah pentaksir sekolah. Setahu saya,
tidak perlu lagi surat lantikan sebagai pentaksir. Tetapi saya masih
menyediakan surat lantikan buat semua guru sekolah saya menyatakan tugasan
mereka sebagai AJK dan kelas yang diajar.
Di sini saya kongsikan juga contoh minit mesyuarat mengikut
format baru 2019. Saya sempat mengendalikan mesyuarat PBS sebanyak dua kali
pada tahun ini. Contoh ini saya telah edit dan padam bahagian yang dibincangkan dalam mesyuarat sebenar. Untuk menjaga kerahsiaan sekolah.
Contoh Minit Mesyuarat PBS Kali Pertama 2019
Contoh minit Mesyuarat Kali Kedua 2019
Borang Maklum Balas Minit
Maklum balas minit adalah bahagian tindakan yang perlu dibuat oleh individu tertentu seperti dalam minit mesyuarat. Mudah ketika mesyuarat berikutnya dibuat, dengan melihat kepada maklum balas minit sahaja.
SU PBS perlu mendapatkan maklum balas daripada individu yang perlu bertindak sebelum mesyuarat berikutnya dijalankan.
Bahagian perkara berbangkit akan membincangkan tindakan yang belum selesai oleh individu yang dipertanggungjawabkan dalam mesyuarat seterusnya.
Saya berharap dengan perkongsian ini, SU PBS yang baru dilantik dapat menjalankan tugas dengan lebih baik. Bagi yang telah biasa, minit mesyuarat ini menjadi aktiviti rutin sepanjang tahun.
Sekian,