PENGURUSAN PBS DALAM GOOGLE DRIVE

Assalammualaikum, salam sejahtera semua.


Kurang 5 bulan lagi berganjaklah tahun kepada tahun 2020. Wawasan 2020. Tahun yang saya tertunggu-tunggu pada zaman dahulu. Tahun nampak ada kereta terbang mungkin. hehehehe.. imaginasi zaman kanak-kanak.

Berganjak tahun, mahu ataupun tidak mahu kita terpaksa terima perubahan teknologi komunikasi dan pendidikan. Ke arah mencapai IR 4.0 Industrial Revolution, Revolusi Industri, di mana teknologi dimanfaatkan untuk memudahkan kerja buat kita.

Maka, bersedialah cikgu, kita gunakan kecanggihan yang ada bagi mengemudi Pentaksiran Berasaskan Sekolah.

Mengapakah saya menggunakan google drive bagi melaksanakan tugas saya selaku SU PBS dan SU PBD sekolah?

1. Senang akses. Boleh semak dan buka bila-bila masa menggunakan telefon pintar atau komputer pejabat, atau komputer peribadi.

2. Mudah dikongsikan. Senang berkongsi link templat pelaporan dan borang intervensi PBD bersama guru-guru. Apabila tidak digunakan, saya off sharing link  saja. Bila perlu, on semula.

3. Selamat. Saya tidak perlu lagi menggunakan pendrive untuk simpan fail Sampai limit, pendrive penuh atau rosak. Saya hanya ada satu saja pendrive itu pun untuk saya letakkan lagu Supermind (mengajar english year 1). Kebanyakan fail saya sekarang dah dimuatnaik ke dalam drive. Maka, boleh kata selamat daripada virus. Data dan fail juga selamat dalam Drive.

Perkara pertama yang boleh kita mulakan ialah mewujudkan email bagi Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) sekolah masing-masing. Email adalah tempat simpanan dokumen kita. Email juga ID pengenalan sebelum menggunakan apa-apa aplikasi di internet. Email yang saya cadangkan ialah gmail. Cikgu boleh menggunakan no telefon sendiri supaya mudah untuk tukar password dan untuk keselamatan akaun sendiri. Jangan lupa password email sudah. Kongsikan password email dengan guru besar dan GPK1.


Perkara kedua adalah, mula membuat folder untuk PBS. Setiap email akan dibekalkan dengan drive (tempat simpanan fail)

Buka email PBS sekolah, cari butang titik 9.

drive dalam bulatan.

Jika mahu cara yang lebih mudah taip saja drive di omnibox (chrome bar). Pastikan cikgu telah log in email PBS sebelum ini, lihat sebelah titik 9 itu, itu adalah email address. Jika belum log in, perlu log out email peribadi dan log in email PBS.

Sekarang cikgu boleh buat folder supaya fail dan dokumen PBS cikgu selamat dan terurus.

Klik simbol tambah New itu untuk memuatnaik folder.

Pilih upload file atau pun satu folder. Jika semua dokumen PBS cikgu dalam satu folder, boleh upload satu folder terus. Lagi senang. Segala minit mesyuarat, maklum balas dan surat menyurat kini berada di dalam google drive. Ini bermakna, cikgu sudah boleh berkongsi folder ini dengan pihak pentadbiran dan guru-guru.

Di bawah adalah penerangan tentang fungsi dalam google drive.

My drive itu segala fail yang milik email. Shared with me, yang dikongsikan dengan email, recent, dokumen yang kita baru edit, starred, yg kita star kan untuk mudah dicari, trash, yang dibuang.

Cara untuk berkongsi folder dengan orang lain

Klik kanan pada folder tersebut, pilih share.

pilih share untuk berkongsi folder dengan email pentadbiran ataupun email peribadi. Jika nak share menggunakan link (contoh beri link dalam telegram ataupun buat kan QR CODE, boleh klik get shareable link) Di sini, ada banyak fungsi lain. Kita juga boleh warnakan folder ini bagi mudah membezakan.

masukkan alamat email yang ingin dikongsikan folder.

Mudah bukan?

Bagaimana pula jika cikgu ingin memuat naik dokumen baru ke dalam folder tersebut?

Muat naik dokumen baru ke dalam folder

Ikut langkah di bawah:

Buka folder yang cikgu mahukan dokumen itu berada. klik kanan di ruangan name, pilih tindakan, nak upload satu folder ke, file ke atau nak tambah folder baru.

Sebaiknya, cikgu buatkan folder mengikut keutamaan. Sebagai contoh saya mengasingkan folder borang dengan pengurusan PBS. Segala borang ini saya hasilkan menggunakan google form, disebabkan itu letaknya dalam Google Drive.

contoh folder yang ada. dalam folder tersebut ada pula folder yang lain. Terutama di bahagian template pelaporan. Disediakan folder mengikut tahap 1 dan tahap2 dan tahun. Owner itu menunjukkan fail ini dibuat oleh tuan punya email, me.

Cara mengubah lokasi folder/fail

Folder atau file ini juga boleh diubah kedudukan ke folder lain. Caranya:

Klik kanan pada folder itu, pilih move to. Pilih lokasi baru yang nak diletakkan.

Cara memadam fail yang tidak diperlukan

Fail yang tidak diperlukan boleh sahaja di remove, dengan cara klik kanan dan pilih Remove. File yang dibuang ini akan berada dalam Trash.

Cara membezakan fail yang dikongsikan dengan belum dikongsikan

folder yang dikongsikan ada gambar orang pada foldernya. folder yang tidak dikongsikan tiada.Bezakan folder dalam bulatan biru dengan folder lain.

Cara mengakses fail dalam drive melalui telefon pintar

Dalam telefon pintar masing-masing telah ada satu folder google. (saya beli telefon dah memang ada dah folder ini. seperti gambar di bawah.)

Tekan simbol drive tu, akan keluar paparan drive bagi email yang didaftarkan.

Tekan ikon garis tiga di petak hitam untuk melihat email dan tambah email baru. Bahagian petak biru adalah ruangan recent. Dokumen yang baru dibuka akan berada di situ. Yang menarik lagi tentang drive ni, jika cikgu selalu buka dokumen itu pada waktu yang sama, dia akan letak di bahagian petak biru ini pada waktu cikgu akses DRIVE. you opened this around this time kalau tak salah begitu ayatnya. Best betul, tambahan jika berkaitan dengan RPH. 

Pada bahagian kiri Drive tekan garis tiga akan keluar paparan ini. Cikgu boleh add account iaitu email lain jika perlu. Tekan butang tambah dan ikuti langkah-langkahnya.

Cikgu juga boleh on sharing link dan off sharing link dengan menggunakan telefon pintar.

Cara on sharing link menggunakan telefon pintar.

Tekan drive, pilih email yang betul.

Cari fail atau folder yang ingin dikongsikan. Tekan titik tiga.

di sebelah kanan folder ada titik tiga. tekan butang titik tiga. pilih tindakan. Sharing link on atau off. Tarik ke kanan on, tarik ke kiri off. Pilih copy link dan paste dalam group atau buat QR Code jika perlu. 

Add people boleh beri izin kepada email lain untuk tindakan. Link sharing on. Move pun boleh di titik tiga ini, pindahkan fail ke folder lain. bulatan hitam, i tu untuk melihat aktiviti yang dibuat pada file ini. lihat paparan i di bawah.

link sharing boleh tukar view only atau edit. tekan saja anak panah pada link sharing on. Aktiviti pada fail ini juga dapat dilihat pada i. Oleh itu mudah kita tahu siapa yang edit template pelaporan. Tetapi, cikgu perlu share template menggunakan email ya, bukan hanya copy link dan berikan dalam telegram group.

Mana lagi best ya? Mengakses menggunakan telefon pintar atau laptop? Saya suka guna telefon saja. Kadang-kadang sambil tengok tv sempat lagi saya monitor template pelaporan yang diisi guru. Bukan apa, takut juga ada yang delete ke, buang formula ke, jadi saya sentiasa memantau dari semasa ke semasa. Ada juga yang whatsapp saya bertanya kenapa jadi begini. kenapa jadi begitu, oleh itu, saya cepat buka melalui telefon pintar saja. 

Baik. 

Jika ada apa yang tertinggal saya akan kemaskini post ini. Teknologi berubah dengan pantas. Kita baru nak cuba google drive tengok-tengok ada lagi canggih. Google Classroom sebagai contoh. Nanti kita explore GC pula.

Selamat mencuba ya! 

silakan  EXPLORE TO BE EXPERT.

Sekian,