Minit Mesyuarat dan Maklum Balas PBS 2019

Assalammualaikum semua setiausaha PBS yang menjenguk blog ini.

Salam sejahtera.

Hari ini saya terpanggil berkongsi berkenaan Mesyuarat PBS, agenda dan minit mesyuarat.

Mesyuarat PBS perlu diadakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Setiap kali mesyuarat ini diadakan agenda tertentu telah ditetapkan berdasarkan buku Panduan Pengurusan PBS 2012. Buku panduan PBS ini masih relevan digunakan, kerana BPK tidak mengeluarkan buku panduan terbaru berkenaan tajuk tersebut. Seingat saya buku panduan yang terbaru hanyalah buku panduan penjaminan kualiti 2014, dan buku panduan Pentaksiran Bilik Darjah 2018.

Ada empat perkara yang berubah dalam buku Panduan Pengurusan 2012 ini, seiring dengan penambahbaikan PBS, iaitu:

1.      Istilah Pentaksiran Sekolah- Pentaksiran Sekolah tidak lagi digunakan. Ia ditukarkan kepada pentaksiran bilik darjah. (PBD)

2.      Sistem SPPBS telah dimansuhkan. Ini kerana sistem online tersebut tidak dapat menampung ribuan data yang dimuatnaik oleh para guru. Malah guru tidak dapat akses laman web tersebut pada waktu puncak.

3.      Sistem SPPBS telah digantikan dengan sistem offline yang dinamakan template pelaporan dalam bentuk Microsoft Excel yang dikeluarkan oleh BPK.

4.      Penjaminan Kualiti bahagian latihan/penataran telah dikeluarkan daripada penjaminan kualiti pada tahun 2014. Kini, penjaminan kualiti terdiri daripada Pengesanan, Pementoran, Penyelarasan dan Pemantauan.

Sebelum kita melihat lebih jauh berkenaan mesyuarat dan agenda, di bawah adalah contoh jawatankuasa induk PBS di sekolah berdasarkan buku panduan tersebut.

Senarai Jawatankuasa Induk PBS

i.                     Sekolah Rendah

ii.                    Pengerusi : Guru Besar

iii.                  Naib Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran (PBD dan PP)

iv.                 Penolong Kanan HEM (PPsi / Pembudayaan PBS)

v.                    Penolong Kanan Ko-Kurikulum (PAJSK)

vi.                 Penyelia Petang (jika berkenaan) Penolong Kanan Pendidikan Khas (jika berkenaan)

vii.                Setiausaha : Setiausaha Peperiksaan/ Setiausaha PBS

viii.                Ahli :

Ketua Panitia yang dilantik  (Penyelarasan)

Ketua Panitia yang dilantik  (Pementoran)

 Ketua Panitia yang dilantik (Pemantauan)

 Ketua Panitia yang dilantik (Pengesanan)

Ketua Panitia yang dilantik (PS dan PP)

Guru Cemerlang

Guru Disiplin

Guru Bimbingan dan Kaunseling (PPsi)        

Guru Penolong yang dilantik (PAJSK)

Jurulatih Utama (Setiap mata pelajaran)

Saya telah berkongsi cadangan carta organisasi PBS dalam post saya sebelum ini. Klik link untuk baca. 

https://madamsyuhada.blogspot.com/2019/04/carta-organisasi-pbs-sekolah.html

Berikut adalah senarai tugas dan agenda mesyuarat PBS berdasarkan buku panduan Pengurusan PBS 2012.

b. Senarai Tugas

 i. Memastikan pengoperasian PBS di sekolah mengikut garis panduan yang ditetapkan.

ii. Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya empat kali setahun.

Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:

• Agenda Mesyuarat Pertama (Awal Tahun):

- Menjelaskan konsep, dasar pelaksanaan dan komponen PBS.

- Menyediakan agihan tugas jawatankuasa dan carta organisasi JK PBS.

 - Melantik Pentaksir Sekolah.

 - Menetapkan sistem fail PBS.

- Mengedarkan surat pekeliling / surat siaran pelaksanaan PBS.

- Memaklumkan peraturan-peraturan am pelaksanaan PBS.

- Menetapkan Jadual Kerja Pelaksanaan (Carta Gantt) PBD / PP / PAJSK / PPsi

Program Pembudayaan PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan dan Jaringan)

Penjaminan kualiti-  Penyelarasan Pementoran Pemantauan Pengesanan

Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan (PBD)

 - Pengurusan pelaksanaan PBS bagi kes-kes khas.

- Hal-hal lain.

 • Agenda Mesyuarat Kedua (Suku Tahun Pertama):

- Pengesahan Minit Mesyuarat Pertama.

- Isu-Isu Pelaksanaan dan kes-kes khas PBS.

 - Laporan Jawatankuasa PBS: PBD / PP / PAJSK / PPsi

Program Pembudayaan PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan dan Jaringan)

Penjaminan Kualiti Pengesanan, Penyelarasan Pementoran Pemantauan

Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan offline (PBD)

- Hal-hal lain.

• Agenda Mesyuarat Ketiga (Suku Tahun Kedua):

- Pengesahan Minit Mesyuarat Kedua.

- Isu-Isu Pelaksanaan dan Kes-kes Khas PBS.

 - Laporan Jawatankuasa PBS: PS / PP / PAJSK / PPsi

 Program Pembudayaan PBS (Murid / Guru / Ibu bapa / Jalinan dan Jaringan)

 Penjaminan Kualiti Pengesanan, Penyelarasan Pementoran Pemantauan

Pelaporan Prestasi Murid dalam template pelaporan offline (PBD)

• Agenda Mesyuarat Keempat (Post Mortem)

 - Pengesahan Minit Mesyuarat Ketiga.

 - Post Mortem Pelaksanaan PBS

 - Tindakan Susulan dan Penambahbaikan Pelaksanaan PBS.

- Perancangan Pelaksanaan PBS Tahun Hadapan.

- Hal-hal lain.

 iii. Semua keputusan mesyuarat hendaklah diminitkan dan menjadi dasar atau punca kuasa  kepada pengoperasian / pelaksanaan PBS di sekolah.

iv. Pentadbir sekolah bertanggungjawab mengeluarkan surat pelantikan pentaksir sekolah.*

*Pada tahun 2012 semasa buku panduan ini dikeluarkan, guru yang mengajar tahun 1 dan 2 sahaja terlibat. (PBS bermula pada 2011) Justeru, guru ini perlu menerima surat lantikan sebagai pentaksir sekolah. Setelah PBS bertapak selama 8 tahun, semua guru adalah pentaksir sekolah. Setahu saya, tidak perlu lagi surat lantikan sebagai pentaksir. Tetapi saya masih menyediakan surat lantikan buat semua guru sekolah saya menyatakan tugasan mereka sebagai AJK dan kelas yang diajar.

Di sini saya kongsikan juga contoh minit mesyuarat mengikut format baru 2019. Saya sempat mengendalikan mesyuarat PBS sebanyak dua kali pada tahun ini. Contoh ini saya telah edit dan padam bahagian yang dibincangkan dalam mesyuarat sebenar. Untuk menjaga kerahsiaan sekolah. 

Contoh Minit Mesyuarat PBS Kali Pertama 2019

Contoh minit Mesyuarat Kali Kedua 2019

Borang Maklum Balas Minit 

Maklum balas minit adalah bahagian tindakan yang perlu dibuat oleh individu tertentu seperti dalam minit mesyuarat. Mudah ketika mesyuarat berikutnya dibuat, dengan melihat kepada maklum balas minit sahaja.

SU PBS perlu mendapatkan maklum balas daripada individu yang perlu bertindak sebelum mesyuarat berikutnya dijalankan.

Bahagian perkara berbangkit akan membincangkan tindakan yang belum selesai oleh individu yang dipertanggungjawabkan dalam mesyuarat seterusnya.

Saya berharap dengan perkongsian ini, SU PBS yang baru dilantik dapat menjalankan tugas dengan lebih baik. Bagi yang telah biasa, minit mesyuarat ini menjadi aktiviti rutin sepanjang tahun.

Sekian,